O komunikacji powiedziano i napisano już chyba wszystko. Niemniej jednak jest to wciąż obszar w biznesie wymagający atencji i wzmacniania. Liderzy szukają w komunikacji dróg na skróty, koncentrując się na technicznych aspektach (narzędziach) komunikacji, a Pracownicy mają poczucie dystansu szefów i braku zainteresowania ich zdaniem w procesie podejmowania decyzji.
Badania przeprowadzone na platformie LinkedIn w kwietniu 2023 r. jednoznacznie pokazują, od czego należy zacząć usprawnianie komunikacji w firmie lub zespole.
W ramach badania zadaliśmy ankietowanym następujące pytanie:
Co Twoim zdaniem ma największy wpływ na efektywną komunikację w zespole, firmie?
W badaniu wzięło udział 230 osób z bardzo różnych branż (ponad 14) i reprezentujących różne poziomy stanowisk (od specjalistów do dyrektorów i właścicieli firm).
Można przyjąć zatem, iż mimo, że grupa nie spełnia kryteriów reprezentatywności wg definicji, to reprezentacja różnych branż, stanowisk i płci, każe docenić jakość wyników niniejszej ankiety i uznać je za ważny głos w dyskusji nad czynnikami determinującymi efektywną komunikację w biznesie.
WYNIKI ANKIETY
Wyniki ankiety dostarczają cennych wskazówek na temat czynników, które ankietowani uważają za kluczowe dla skutecznej komunikacji w miejscu pracy. Spośród wszystkich odpowiedzi, największą liczbę głosów zdobyło
"Zaufanie", które zostało wybrane przez 42% uczestników badania.
Jest to istotne odkrycie, ponieważ zaufanie jest fundamentem udanej komunikacji. Bez wzajemnego zaufania w zespole czy organizacji, trudno jest budować otwartość, skuteczne relacje oraz osiągać zamierzone cele.
Jednym z ciekawych komentarzy dotyczących znaczenia zaufania w komunikacji biznesowej jest wypowiedź Janis Anderson, autorki książki "Zaufanie: Sekret skutecznego przywództwa". Stwierdziła ona:
"Zaufanie jest klejem, który utrzymuje zespoły razem. Bez wzajemnego zaufania, komunikacja staje się płytką, a współpraca utrudniona".
Drugim najważniejszym czynnikiem, który zdobył 35% głosów, jest "Aktywne słuchanie i feedback".
To oznacza, że ludzie doceniają wartość uważnego słuchania oraz dawania informacji zwrotnej przez szefów i współpracowników. Umiejętność słuchania i udzielania konstruktywnej krytyki, pochwał jest niezwykle istotna w procesie komunikacji, ponieważ pozwala zrozumieć potrzeby i oczekiwania innych osób, a także poprawia jakość współpracy w zespole.
W odpowiedzi na pytanie badania,
"Właściwe narzędzia komunikacji" zdobyły jedynie 7% głosów.
Wynik ten może sugerować, że choć narzędzia komunikacji są ważne, to jednak sam fakt posiadania odpowiednich technologii i stosowania narzędzi, nie jest kluczowy dla skutecznej komunikacji w zespole czy firmie. To zaufanie i umiejętność słuchania mają w ocenie respondentów większe znaczenie dla osiągnięcia efektywności w komunikacji.
Otwartość, czyli gotowość do dzielenia się informacjami, opiniami i pomysłami, została wybrana przez 16% respondentów.
Jest to kolejny ważny aspekt skutecznej komunikacji, który zasługuje na uwagę. Otwartość tworzy atmosferę sprzyjającą wymianie myśli i pomaga w budowaniu zaufania w zespole. Kiedy pracownicy czują się swobodnie w wyrażaniu swoich opinii, rośnie kreatywność, innowacyjność i współpraca.
John Maxwell, znany ekspert przywództwa, powiedział kiedyś:
"Otwartość jest kluczem do skutecznej komunikacji. Bez niej nie ma autentycznego zrozumienia i zaufania, które są fundamentem sukcesu".
Warto również zauważyć, że każdy z tych czynników wzajemnie się przenika i wzmacnia. Zaangażowanie w aktywne słuchanie i udzielanie feedbacku jest możliwe dzięki zaufaniu, które daje poczucie bezpieczeństwa i otwartości w relacjach. Natomiast otwartość sprzyja budowaniu zaufania, a zaufanie tworzy podstawę dla efektywnej komunikacji.
PRAKTYCZNE WYMIARY ZAUFANIA
Dla mnie, jako praktyka biznesu ważne są także praktyczne wymiary zaufania w komunikacji. Można je rozważać w kontekście trzech głównych obszarów: zaufanie do informacji, zaufanie do partnerów komunikacyjnych oraz zaufanie do procesów komunikacyjnych.
Zaufanie do informacji:
Wiarygodne źródła:
W biznesie ważne jest, aby informacje były oparte na wiarygodnych źródłach (np. raporty). Firma powinna zapewnić rzetelność informacji, które są przekazywane wewnętrznie i na zewnątrz, unikając manipulacji czy dezinformacji.
Transparentność:
Otwartość i transparentność w udostępnianiu informacji buduje zaufanie wśród pracowników, klientów i interesariuszy (regularne spotkania, odpowiedzi na pytania, Q&A). Dostęp do kluczowych informacji i procesów pozwala uczestnikom komunikacji na lepsze zrozumienie i podejmowanie decyzji.
Zaufanie do partnerów komunikacyjnych:
Konsekwencja:
Konsekwencja w działaniach i słowach buduje zaufanie do partnerów komunikacyjnych, najcześciej szefów (sprawdza się tutaj zasada "walk the talk", czyli rób to co mówisz, popieraj swoje słowa czynami). Jeśli liderzy konsekwentnie dotrzymują obietnic, wykonują swoje zadania i są wiarygodni, relacje komunikacyjne są wzmacniane.
Kompetencje:
Zaufanie w komunikacji wzrasta, gdy szefowie są kompetentni w swoich dziedzinach i wykazują wiedzę oraz umiejętności potrzebne do efektywnej komunikacji (szczególnie chodzi tutaj o umiejętności zarządcze - patrz badanie pt. Nie zatrudniajcie specjalistów na menedżerskie stanowiska!). Potwierdzanie swojej wiedzy i umiejętności wpływa na postrzeganie lidera, jako wiarygodnego partnera.
Zaufanie do procesów komunikacyjnych:
Spójność procesowa:
Wprowadzenie spójnych i powtarzalnych procesów komunikacyjnych pomaga w budowaniu zaufania. Kiedy procesy (spotkania, raporty, wyniki) są jasne, przewidywalne i dostępne dla wszystkich uczestników, komunikacja staje się bardziej skuteczna i przewidywalna.
Otwartość na feedback:
Tworzenie kultury, w której wszyscy uczestnicy komunikacji mają możliwość udzielania opinii i zgłaszania uwag, zwiększa zaufanie. Wzajemna komunikacja związana z poprawą procesów i dostosowywanie ich do potrzeb i oczekiwań uczestników buduje zaufanie i angażuje zespół.
Ważne jest, aby pamiętać, że zaufanie w komunikacji biznesowej jest procesem, który rozwija się na podstawie doświadczeń i interakcji. Budowanie i utrzymanie zaufania wymaga konsekwentnego działania, uczciwości i autentycznego zaangażowania ze strony wszystkich stron komunikacji.
Zaufanie jest fundamentalnym elementem silnych relacji biznesowych i wpływa na efektywność, skuteczność i współpracę w organizacji.
Oto kilka dodatkowych praktycznych aspektów zaufania w komunikacji biznesowej:
Przejrzystość w celach i motywacjach:
Jasne komunikowanie celów:
Ważne jest, aby liderzy i menedżerowie jasno komunikowali cele organizacyjne oraz cele projektów. Kiedy pracownicy mają pełną świadomość celów, czują większe zaufanie do kierownictwa i mają lepsze pojęcie o tym, jak ich wkład przyczynia się do osiągnięcia tych celów.
Wyjaśnienie motywacji:
Jeśli wymaga się od pracowników pewnych działań, ważne jest, aby wyjaśnić, dlaczego są one potrzebne. Wyjaśnienie motywacji pomaga zrozumieć, dlaczego pewne decyzje są podejmowane i dlaczego pewne działania są wymagane, co przyczynia się do większego zaufania w organizacji (skróty myślowe, brak wyjaśnienia motywacji, często prowadzi do poczucia podmiotowego traktowania i obniża zaangażowanie oraz efektywność w realizacji celów).
Otwartość na dialog i debatę:
Akceptacja różnych perspektyw:
W biznesie ważne jest, aby stworzyć kulturę, w której różne perspektywy są akceptowane i doceniane. Umożliwienie swobodnej wymiany poglądów, dialogu i debaty prowadzi do lepszych decyzji i buduje zaufanie, ponieważ pracownicy czują się słuchani i ich głos ma znaczenie.
Konstruktywna krytyka:
Zaufanie w komunikacji wzrasta, gdy pracownicy otrzymują konstruktywną krytykę i informacje zwrotne. Ważne jest, aby krytyka była skoncentrowana na poprawie i rozwoju, a nie na personalnych atakach. Konstruktywna krytyka buduje atmosferę zaufania i zachęca do doskonalenia umiejętności komunikacyjnych.
Spełnianie zobowiązań:
Dotrzymanie terminów:
W biznesie ważne jest, aby dotrzymywać ustalonych terminów i zobowiązań. Niezawodność w realizacji zadań i terminów buduje zaufanie w relacjach biznesowych.
Rzetelność w komunikacji:
Ważne jest, aby komunikacja była rzetelna i prawdziwa. Unikanie manipulacji, przekłamań czy ukrywania informacji jest kluczowe dla budowania zaufania w komunikacji biznesowej.
Podsumowując, praktyczne wymiary zaufania w komunikacji biznesowej obejmują zaufanie do informacji, partnerów komunikacyjnych i procesów komunikacyjnych. Wszystkie te aspekty są kluczowe dla budowania efektywnej i trwałej komunikacji w organizacji. Zaangażowanie w budowanie i utrzymanie zaufania wymaga konsekwentnego działania, transparentności, otwartości na dialog i spełnianie zobowiązań. Ważne jest również, aby liderzy odgrywali aktywną rolę w tworzeniu atmosfery zaufania poprzez dawanie przykładu i konsekwentne działanie zgodnie z wartościami organizacji.
Myślisz o systemowej zmianie podejścia do komunikacji wśród liderów Twojej firmy?
Dowiedz się więcej o programie rozwojowym dla Liderów Twojej firmy:
PRAKTYCZNE WYMIARY
AKTYWNEGO SŁUCHANIA I FEEDBACKU
Zrozumienie, iż aktywne słuchanie i feedback (wybrane przez ankietowanych na drugim miejscu ) jest także istotne dla budowania efektywnej komunikacji, zwiększenia zaangażowania pracowników i ciągłego rozwoju organizacji, otwiera nowe perspektywy przed zespołami i firmami. Praktykowanie tych umiejętności przez liderów/menedżerów wymaga czasu i wysiłku, ale przynosi wymierne korzyści w zakresie realizacji zadań oraz atmosfery pracy, co w bezpośredni sposób determinuje zaangażowanie Pracowników. Warto także nadmienić, że w zasadzie nie wymaga nakładów finansowych, a bardziej wzmacniania postaw i promowania wartości wewnątrz organizacji.
A przecież aktywne słuchanie, to nic innego, niż:
Skupienie uwagi na rozmówcy (Pracowniku), wyeliminowanie zakłóceń i odwracających uwagę czynników (koncentracja).
Okazanie empatii i szacunku wobec drugiej osoby, pokazanie, że zależy nam na zrozumieniu jej perspektywy (wykazanie zainteresowania)
Powtarzanie lub podsumowywanie słów rozmówcy, aby potwierdzić zrozumienie intencji i sprawy oraz uniknąć nieporozumień (parafrazowanie).
Chęć zrozumienia, czyli zadawanie pytań, które zachęcają rozmówcę do bardziej szczegółowego wyrażania swoich myśli (pytania otwarte).
"Najważniejszą umiejętnością w komunikacji jest to, że potrafimy słuchać to, co nie zostało powiedziane."
– Peter Drucker
Jeżeli myślisz o praktycznych wymiarach feedbacku, to warto zwrócić uwagę na:
Udzielanie informacji zwrotnej na bieżąco, nie tylko w określonych okresach, aby umożliwić ciągłe doskonalenie (spotykaj się regularnie z Pracownikami i realistycznie przedstawiaj Wasze wyniki i omawiaj bieżące problemy).
Formułowanie opinii w sposób budujący, skupiający się na konkretnych działaniach, a nie na osobach (udzielaj konstruktywnej informacji zwrotnej, koncentrując się na procesie i pamiętaj, iż
"Feedback to prezent. Najlepsze prezenty są takie, które przygotowujesz z myślą o odbiorcy"
- Ewa Koprowska
Docenianie sukcesów i osiągnięć, ale także identyfikowanie obszarów wymagających poprawy (przyłapuj ludzi na tym co robią dobrze, ale także udzielaj reprymend).
Znalezienie równowagi między krytyką a pochwałą, aby nie zniechęcić pracowników do rozwoju (staraj się wyważyć swoje wypowiedzi, aby znaleźć balans pomiędzy reprymendami, a pochwałami).
Zastanawiasz się być może w jakich obszarach możesz wygenerować zmiany w Twojej organizacji, koncentrując się na poprawie funkcji aktywnego słuchania i poprawnie udzielanej informacji zwrotnej?
Możesz generalnie poprawić komunikację w firmie lub zespole, ponieważ aktywne słuchanie i regularny feedback przyczyniają się do lepszej wymiany informacji i zrozumienia procesów i problemów pomiędzy członkami zespołu.
Możesz wpłynąć na zwiększenie zaangażowania, ponieważ przy regularnej, poprawnie udzielanej informacji zwrotnej, Pracownicy czują się docenieni i wspierani, co skutkuje większym zaangażowaniem w wykonywane zadania.
Możesz pomagać swoim Pracownikom w rozwijaniu umiejętności i kompetencji, ponieważ regularna informacja zwrotna pozwala na identyfikację mocnych stron i obszarów do poprawy, co sprzyja rozwojowi zawodowemu.
Możesz wspierać budowanie zaufania w firmie i zespole, ponieważ skuteczna komunikacja, włącznie z aktywnym słuchaniem i pozytywnym feedbackiem, buduje zaufanie w zespole i organizacji.
"Jedynym źródłem wiedzy jest doświadczenie."
– Albert Einstein
Pozostałe 2 czynniki w komunikacji (wg niniejszego badania ankietowego), czyli narzędzia komunikacyjne i otwartość, jako postawa, sa także istotne w komunikacji, ale zająć się nimi można w kolejnych krokach doskonalących komunikację w organizacjach.
Rozpoczynanie doskonalenia komunikacji w zespole/organizacji od zaufania, aktywnego słuchania i feedbacku daje większe szanse na powodzenie, niż koncentracja na innych elementach, co potwierdzają wyniki naszego badania, a podane praktyczne wymiary tych elementów, mogą stanowić istotną pomoc dla działów HR lub samych liderów i odpowiadać na pytanie: Od czego zacząć w praktyce poprawę komunikacji w firmie?
Myślisz o systemowej zmianie podejścia do komunikacji wśród liderów Twojej firmy?
Dowiedz się więcej o 4-ro etapowym programie rozwojowym dla Liderów Twojej firmy: