Spotkania są nieodłącznym elementem pracy zespołowej i kluczowym narzędziem zarządzania dla każdego lidera i liderki. Niemniej jednak, jak pokazują badania oraz praktyka, często stają się one zbyt długie i nieefektywne, co z kolei prowadzi do frustracji, spadku zaangażowania, a nawet marnowania cennych zasobów firmy, jakim jest czas pracowników. Problem przedłużających się spotkań nie jest nowy, jednak szczególnie dziś, w dobie dynamicznie rozwijających się organizacji, staje się coraz bardziej widoczny.
Wyniki badań: co przedłuża spotkania?
Na początku września 2024 roku przeprowadziłem ankietę na platformie LinkedIn, zadając pytanie o to, dlaczego spotkania zespołowe często trwają dłużej, niż pierwotnie zaplanowano. W ankiecie wzięło udział 206 osób. Wyniki jasno wskazują na cztery kluczowe przyczyny:
Brak agendy lub jasnych zasad spotkania – aż 52% respondentów wskazało, że brak dobrze przemyślanej struktury jest głównym czynnikiem prowadzącym do przeciągania spotkań. Spotkania bez jasno zdefiniowanego celu czy porządku obrad często rozpraszają uczestników, a dyskusje zaczynają błądzić po nieistotnych tematach.
Brak zarządzania czasem – 31% ankietowanych uważa, że to brak skutecznej kontroli nad czasem przez lidera spotkania prowadzi do jego wydłużenia. Jeśli moderator spotkania nie kontroluje tempa rozmów ani nie ogranicza czasu na poszczególne punkty, dyskusje mogą zająć więcej czasu, niż jest to konieczne.
Omówienie dodatkowych kwestii – 14% respondentów podkreśliło, że w trakcie spotkania często pojawiają się nowe tematy, które nie były pierwotnie ujęte w agendzie, a które jednak decyduje się omówić. Chociaż dyskusje na tematy poboczne mogą być ważne, brak dyscypliny w zarządzaniu nimi powoduje, że spotkania się przeciągają.
Każdy ma rozumieć tematy – jedynie 3% respondentów uważa, że przedłużanie spotkań jest związane z chęcią zapewnienia, aby wszyscy uczestnicy w pełni zrozumieli omawiane tematy. Choć taki cel jest szlachetny, to należy uważać, aby nie powodował niepotrzebnego wydłużania spotkań.
Komentarze i dodatkowe obserwacje: wyzwania lidera w kontekście przedłużania spotkań
Komentarze uczestników ankiety dodatkowo rozwinęły te obserwacje. Jeden z respondentów wskazał na interesujący problem: „Wszystkie powyższe + czasem narcyzm”. To stwierdzenie odzwierciedla sytuacje, w których liderzy wydłużają spotkania, kierując się swoimi ambicjami czy chęcią dominowania nad dyskusją, co nie zawsze jest efektywne dla całego zespołu. Innymi słowy, przedłużanie spotkań bywa również wynikiem subiektywnych decyzji lidera, które nie są podyktowane rzeczywistą potrzebą.
Inny komentarz sugeruje, że ankieta dotyka dwóch różnych problemów: „Odpowiedzi 2 i 4 bardziej dotyczą tego, dlaczego spotkania trwają dłużej niż planowano, podczas gdy odpowiedzi 1 i 3 wyjaśniają, dlaczego lider podejmuje decyzję o ich przedłużeniu”. To rozróżnienie sugeruje, że przeciąganie spotkań może wynikać zarówno z braku organizacji, jak i celowej decyzji lidera, np. w sytuacji, gdy konieczne jest pełne zrozumienie tematu przez wszystkich uczestników.
Dlaczego tak wiele spotkań nie przynosi oczekiwanych efektów?
Na efektywność spotkań wpływa wiele czynników, a liderzy nie zawsze są świadomi, co dokładnie przyczynia się do ich nieefektywności. A oto kilka przyczyn przeciągających się spotkań, które warto wziąć pod uwagę:
Przeładowanie agendy – wiele spotkań trwa zbyt długo, ponieważ liderzy próbują omówić zbyt wiele tematów naraz. Kiedy lista spraw do omówienia jest zbyt długa, uczestnicy tracą koncentrację, a rozmowy stają się mniej produktywne.
Brak przygotowania – zarówno liderzy, jak i uczestnicy spotkań często nie poświęcają wystarczająco dużo czasu na przygotowanie się przed spotkaniem. Brak klarownego planu działania sprawia, że na miejscu trzeba podejmować dodatkowe decyzje, co skutkuje przedłużaniem się dyskusji.
Kultura organizacyjna – w niektórych firmach długie spotkania są postrzegane jako wyznacznik zaangażowania. Zamiast koncentrować się na efektywności, spotkania stają się formą prezentacji dla lidera czy okazją do pokazania swojej aktywności. To zjawisko prowadzi do sytuacji, w której zespół czuje presję, aby spotkania trwały dłużej, niż jest to faktycznie konieczne.
Problemy komunikacyjne – liderzy często nie potrafią skutecznie moderować dyskusji, przez co rozmowy się rozmywają i nie prowadzą do konkretnych wniosków. Brak jasnych celów i struktury powoduje, że uczestnicy zbaczają z tematu, a spotkania tracą na efektywności.
Jak zapobiec przedłużaniu spotkań? Praktyczne wskazówki dla liderów
Określ jasną agendę – przygotowanie konkretnej listy tematów do omówienia jest kluczowe. Każdy uczestnik powinien otrzymać agendę przed spotkaniem, aby mógł się do niego odpowiednio przygotować.
Zarządzaj czasem spotkania – każdemu punktowi w agendzie należy przypisać określoną ilość czasu. Lider powinien monitorować czas trwania dyskusji i interweniować, jeśli któryś z tematów zbliża się do przekroczenia przydzielonego czasu.
Trzymaj się głównego tematu – jeśli podczas spotkania pojawią się dodatkowe tematy, warto zanotować je na przyszłość i zaplanować osobne spotkanie, zamiast omówić je od razu. To pozwala skupić się na najważniejszych kwestiach.
Ustal reguły dyskusji – na początku spotkania lider powinien wyraźnie określić zasady uczestnictwa w dyskusji. Dzięki temu każdy będzie wiedział, kiedy może się wypowiedzieć, a chaos zostanie zminimalizowany.
Zadbaj o przygotowanie zespołu – zarówno lider, jak i członkowie zespołu powinni być odpowiednio przygotowani do spotkania. Rozesłanie niezbędnych dokumentów i materiałów z wyprzedzeniem pozwala na lepsze wykorzystanie czasu na miejscu.
Zakończ spotkanie podsumowaniem – lider powinien podsumować wszystkie najważniejsze decyzje, które zapadły w trakcie spotkania, oraz przypisać zadania poszczególnym członkom zespołu. Dzięki temu każdy będzie wiedział, jakie działania są konieczne po zakończeniu rozmowy.
Badania z rynku: ile czasu tracimy na nieefektywne spotkania?
W badaniach opublikowanych przez Harvard Business Review w 2017 roku, aż 71% menedżerów uznało, że spotkania w ich firmach są nieefektywne i często stanowią stratę czasu. Wyniki te podkreślają, że problem wydłużających się spotkań jest nie tylko związany z brakiem zarządzania, ale także ze strukturą samych organizacji. Warto wspomnieć, że według tego badania, 65% menedżerów stwierdziło, że spotkania utrudniają im codzienną pracę, a jedynie 20% uważało je za efektywne narzędzie zarządzania zespołem.
Z kolei badanie firmy Atlassian z 2019 roku wykazało, że przeciętny pracownik spędza około 31 godzin miesięcznie na spotkaniach, a aż połowa tego czasu jest uznawana za nieproduktywną. Co więcej, brak jasno zdefiniowanej agendy potrafi wydłużyć spotkania nawet o 50%, co w długoterminowej perspektywie oznacza poważne straty dla firmy – zarówno finansowe, jak i w postaci utraconej produktywności.
Nieefektywne i zbyt długie spotkania to problem, z którym borykają się organizacje na całym świecie. Wyniki ankiety przeprowadzonej na LinkedIn oraz dostępne badania pokazują, że brak jasnej agendy, nieumiejętne zarządzanie czasem oraz wprowadzanie dodatkowych kwestii mogą prowadzić do przeciągania spotkań. Kluczem do poprawy efektywności jest odpowiednie przygotowanie, struktura oraz umiejętność moderowania dyskusji przez lidera. Spotkania powinny być narzędziem wspierającym rozwój zespołu i efektywność pracy, a nie miejscem, gdzie marnuje się cenny czas. Liderzy, dbając o strukturę, mogą znacząco wpłynąć na efektywność i zaangażowanie swojego zespołu, przyczyniając się tym samym do sukcesu całej organizacji.
W ramach naszych programów rozwojowych zajmujemy się obszarami efektywności komunikacji w pracy liderów, liderek, menedżerów, menedżerek. Zapoznaj się z ofertą:
Chcesz Tworzyć zespół, organizacje, gdzie spotkania stanowią wartość, a nie barierę w realizacji celów Twojej organizacji? Zaplanuj bezpłatną konsultację, a pomogę Ci dojść do Twojej koncepcji zmiany.
Comments